Wiesenburg/Mark. Die Weihnachtspause ist beendet und die kommunalen Gremien beginnen wieder mit ihrer Arbeit. Die ersten Sitzungen stehen an.
Damit dort alles läuft, gibt es in Ämtern und Gemeinden einen Sitzungsdienst. Der Sitzungsdienst organisiert und begleitet den Ablauf der Sitzungen der Gemeindevertretung und ihrer Ausschüsse. Er sorgt dafür, dass Einladungen rechtzeitig versandt, Unterlagen bereitgestellt und Sitzungen ordnungsgemäß vorbereitet werden. In der Gemeinde Wiesenburg/Mark ist Sophie Petermann dafür zuständig. Fläming 365 konnten mit ihr sprechen.
Interview
Eva Loth: Was gehört genau zu den Aufgaben des Sitzungsdienstes?
Sophie Petermann: Im Rahmen meiner Arbeit muss ich Sitzungstermin, -ort und -zeit abstimmen und den Sitzungsraum reservieren. Dazu werden die Vorsitzende/n und der Bürgermeister einbezogen. Weiterhin muss die Tagesordnung festgelegt werden und abgeklärt werden, ob extra Einladungen an externe Gäste verschickt werden müssen. Schriftliche Anfragen von Gremienmitgliedern und Fragen aus vorangegangenen Sitzungen müssen geklärt und beantwortet werden. Für konkrete Tagesordnungspunkte müssen eventuell Unterlagen z.B. von Planungsbüros beschafft werden. Außerdem müssen die Beschlussvorlagen erarbeitet werden. Dies erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister und den Amtsleitern. Nach einer Sitzung ist der Sitzungsdienst primär für die Anfertigung der Niederschrift, die Dokumentation der Anwesenheit und die Auszahlung von Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeld zuständig.
Eva Loth: Wie wird eine Sitzung offiziell einberufen? Wer ist dafür verantwortlich?
Sophie Petermann: Bereits zu Jahresbeginn gibt es eine grobe Planung der anstehenden Zusammenkünfte. Der oder die Vorsitzende der Gemeindevertretung oder der Ausschüsse beruft die Sitzungen ein. Mit der Anpassung der Geschäftsordnung der Gemeindevertretung im November 2025 erfolgt die Einladung, die sogenannte Ladung, nur noch in elektronischer Form.
Eva Loth: Gibt es Vorgaben, wie früh eine Einladung verschickt werden muss?
Sophie Petermann: Ja – laut Geschäftsordnung muss die Einladung mindestens zehn volle Tage vor dem Sitzungstag den Mitgliedern zugehen (Tag der Versendung nicht mitgerechnet). Bei dringenden Angelegenheiten kann die Frist auf drei volle Tage verkürzt werden, mit Angabe des dringenden Grundes in der Einladung. Eine Woche vor der Sitzung gibt es Aushänge in den Gemeindeschaukästen in den einzelnen Ortsteilen. Zukünftig soll es in allen Orten digitale Schaukästen geben. Aber das dauert noch. Alles nur auf der Internetseite der Gemeinde anzukündigen ist zwar rechtlich möglich, sehen wir aber als schwierig an. Denn es gibt viele ältere Bürger, die an Kommunalpolitik interessiert sind, aber nicht so internetaffin sind. Auf der Homepage kann man sich Tagesordnung und Protokolle ausdrucken. Alles soll für die Öffentlichkeit transparent sein. Wer Fragen hat, kann auch gern anrufen, wir helfen dann.
Eva Loth: Was gehört zur Einladung?
Sophie Petermann: Der Einladung wird immer die Tagesordnung beigefügt, inklusive Verweis auf digitale Bereitstellung der Beschlussvorlagen im webbasierten Sitzungsmanagementsystem.
Eva Loth: Wie wird die Tagesordnung festgelegt?
Sophie Petermann: Der oder die Vorsitzende setzt die Tagesordnung im Benehmen mit dem Bürgermeister fest. In die Tagesordnung müssen Punkte aufgenommen werden, die bis spätestens 18 Tage vor der Sitzung eingereicht wurden:
- von mindestens einem Zehntel der Gemeindevertreter,
- von einer Fraktion oder
- vom Hauptverwaltungsbeamten benannt.
Eva Loth: Kann die Tagesordnung noch verändert werden, nachdem die Sitzung begonnen hat?
Sophie Petermann: Ja, in der Sitzung kann die Tagesordnung durch Beschluss erweitert werden, wenn es sich um eine Angelegenheit handelt, die keinen Aufschub duldet und ansonsten nicht bis zur nächsten Sitzung warten kann.
Eva Loth: Sind Sitzungen immer öffentlich?
Sophie Petermann: Ja, grundsätzlich sind Sitzungen der Gemeindevertretung öffentlich. Ein Ausschluss der Öffentlichkeit ist nur möglich, wenn überwiegende Belange des Wohls oder berechtigte Interessen Einzelner dies erfordern.
Eva Loth: Wie werden Unterlagen wie Beschlussvorlagen oder Niederschriften bereitgestellt? Wie läuft die Nachbereitung?
Sophie Petermann: In der Gemeinde Wiesenburg/Mark nutzt die Verwaltung ein elektronisches Sitzungsmanagementsystem, über das Vorlagen und Niederschriften für alle Mandatsträger bereitgestellt werden. Zur Nachbereitung gehört die Anfertigung der Niederschrift über die Sitzung, die Dokumentation der Anwesenden und die Klärung der offenen Fragen.
Eva Loth: Wie wird im Nachgang über Ergebnisse informiert?
Sophie Petermann: Gemäß der Hauptsatzung werden Beschlüsse durch Aushang in den Bekanntmachungskästen und Satzungen durch Veröffentlichung im Amtsblatt öffentlich bekannt gemacht.
Fazit
Eine umfangreiche Arbeit hat Sophie Petermann also zu leisten. Ist eine Sitzung abgearbeitet, geht es schon wieder an die Vorbereitung der nächsten. Termine der Gemeindevertretung und der Ausschüsse stehen in der Regel bereits zu Jahresanfang fest. Die Ortsbeiräte informieren rechtzeitig über ihre geplanten Sitzungen. Aber es gibt auch immer mal Situationen, in denen eine kurzfristige Sitzung einberufen werden muss.
Aber das ist nur ein Teil der Arbeit, für die Sophie Petermann zuständig ist. Sie hat auch noch andere Aufgaben wie die Organisation verschiedenster Dinge, wie Beschaffung von Büromaterial oder Materialien für die Kitas. Außerdem ist sie für die Versicherung gemeindeeigener Gegenstände zuständig und damit auch für die Klärung auftretender Schäden. Ein umfangreicher Job also, für den jedoch zeitnah eine Schwangerschaftsvertretung gesucht wird, denn Sophie Petermann erwartet Nachwuchs.
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